CMF emite NCG N°501 sobre operaciones con partes relacionadas de entidades fiscalizadas

La Comisión para el Mercado Financiero emitió el día 8 de enero de 2024 una nueva normativa que establece las menciones mínimas en las políticas de habitualidad y difusión pública de las sociedades anónimas y especiales inscritas en el Registro de Valores. Las disposiciones de la Norma de Carácter General N° 501 comenzarán a regir a contar del 1 de septiembre de 2024. 

¿Cuáles son los principales lineamientos de la norma emitida?

La normativa aborda dos puntos principales acerca del contenido y establecimiento de la política de habitualidad de las sociedades anónimas abiertas y sociedades anónimas especiales y detalla las materias mínimas que debe establecer dicha política en el marco de las Operaciones con Partes Relacionadas.

1. La política de operaciones habituales deberá contener:

• Fecha de aprobación de la política por parte del directorio y fecha de la última modificación.
• Justificación de la necesidad de contar con una política de habitualidad considerando el caso particular de la sociedad.
• Características y condiciones que deberán cumplir las operaciones para ser realizadas en virtud de la política de habitualidad señalando las razones por las que cada tipo de operación será determinada como ordinaria en consideración al giro social; cuáles serán las contrapartes con las que se podrán realizar las operaciones; otras restricciones que hubiera determinado el directorio; y, el monto máximo por operación para que la operación pueda ser efectuada en el marco de la política de habitualidad. 
• Mecanismos de control a los cuales se someterán las operaciones que se pretendan realizar o que se hayan realizado al amparo de la política. 
• Persona u órgano responsable del cumplimiento de los mecanismos de control señalados por la política, incluyendo las circunstancias que resguardan su independencia de juicio. 
• Mecanismos de divulgación.

2. Reporte de las operaciones con partes relacionadas. 

La norma establece el deber de difusión de información, las entidades antes mencionadas deberán elaborar un reporte semestral de todas las operaciones con partes relacionadas y difundirlo en su página web dentro del mes siguiente al semestre que reportan de acuerdo a un formato digital estándar.

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Resumen de la norma:

• Política de operaciones habituales:

Las sociedades anónimas abiertas y especiales en sus políticas de operaciones habituales con partes relacionadas deben contemplar las siguientes materias:

1. Fecha de aprobación por el Directorio y su última modificación, manteniéndose actualizada periódicamente.
2. Justificación de la necesidad de contar con la política, explicar y respaldar la decisión de adoptar una política de habitualidad en función de las características específicas de la entidad.
3. Características y condiciones que deberán cumplir las operaciones para ser realizadas de acuerdo a la política de habitualidad, en las cuales deberán establecer:
   1. Identificación y clasificación de las contrapartes en las operaciones de la entidad, señalándolas según su naturaleza y relación con la sociedad, con el controlador o su administración, estableciendo además si las operaciones habituales sólo pueden ser realizadas con la matriz, la filial, coligada o personal específico de gerencia, indicando además el subtipo de operación que se considera habitual (arriendos, comisiones, etc.).
   2. Determinación del monto máximo por operación. Además de los límites establecidos por la ley 18.046, se exige especificar el monto máximo por operación, expresado como proporción de los ingresos, egresos, patrimonio, activo o pasivo de la sociedad, ya sea de forma individual o consolidada. En casos en que el monto supere ciertos porcentajes (1% del activo o 10% de los ingresos), el Directorio debe justificar esta posibilidad. 
   3. Carácter ordinario de las operaciones de acuerdo al giro de la sociedad. La política sólo puede incluir operaciones consideradas ordinarias en relación con el giro social. Se requiere describir cada tipo de operación establecida dentro de la política y explicar por qué el directorio considera que contribuye al giro social. Además, para ser consideradas ordinarias, las operaciones deben cumplir con ciertos requisitos:
      1. Términos y condiciones similares a las anteriores 
      2. Ser recurrentes, celebrándose al menos una vez cada 18 meses en los últimos tres años o en el marco de contratos de tracto sucesivo, ejecución diferida o renovación automática.
      3. No tener un efecto relevante en la situación económica, financiera o jurídica de la sociedad. Algunas operaciones se consideran con efecto relevante, como las realizadas en liquidación de activos que comprometan la solvencia de la entidad o en el marco de una fusión, y aquellas que representen más del 30% de los ingresos o egresos totales del ejercicio anterior. 

Además, se destaca que la celebración de una operación en el marco de una cuenta corriente mercantil no la considera automáticamente como ordinaria; debe formar parte de la política y cumplir con los requisitos mencionados.

1. Otras restricciones, identificar y comunicar restricciones adicionales, aparte de las establecidas por la ley, que el directorio pueda haber impuesto para llevar a cabo operaciones de acuerdo a la política.
2. Establecer mecanismos de control, indicar los controles internos para asegurar el cumplimiento de estándares legales y normativos, así como para garantizar que las operaciones sean socialmente beneficiosas y estén en línea con las condiciones del mercado.
3. Establecer al encargado de cumplimiento, persona u órgano responsable para supervisar los controles, asegurando su independencia y especificando cómo y con qué frecuencia informarán al órgano superior correspondiente.
4. Establecer mecanismos de divulgación, especificar cómo la entidad hará accesible la política, tanto en sus instalaciones físicas como en línea, asegurando que esté actualizada y sea fácilmente disponible para el público.

• Reporte de operaciones con partes relacionadas:

Las sociedades anónimas abiertas y especiales inscritas en el registro de la Comisión deberán presentar de forma semestral un informe detallado en formato estándar descargable (XML, CSV o XLS) sobre las transacciones con partes relacionadas realizadas en dicho periodo, independiente de que se hayan realizado de acuerdo a la política de habitualidad. Dicho informe deberá ser mantenido en sus oficinas sociales y página web por al menos 24 meses desde la publicación.

El reporte deberá realizarse de acuerdo al Anexo de la norma informando al menos lo siguiente:

1. Fecha del Reporte.
2. Tipo de operación, de acuerdo a la legislación.
3. Subtipo de operación, de acuerdo a la política de habitualidad de la entidad.
4. Identificación de la contraparte.
5. Monto involucrado, el Directorio podrá excusar esta información si consideran que su divulgación compromete el interés societario debidamente fundamentado.
6. Moneda del monto.
7. Número de operaciones realizadas.

 III. Vigencia:

Las disposiciones de la norma comenzarán a regir a partir del 1 de septiembre de 2024. Las entidades que ya cuenten con políticas de habitualidad deberán adecuarlas a las disposiciones de esta norma, siendo fecha límite de aprobación por el directorio el día 30 de agosto de 2024.